WekanでTodoより少し多機能なタスク管理

皆さんこんにちは、楽して働きたい人です。

Wekanシリーズ(?)も今回で4回目。いよいよ、筆者が導入して使っているカンバンの設定をご紹介です。

一応、自分用とチーム用をご紹介しますが、チーム用については業務内容と関わる都合で実物とはいくらか異なることをお断りしておきます(基本や考え方は一緒です)。

 

こんな人にオススメ

  • 使い方のイメージが湧かない
  • Todolist形式との違いを運用面から知りたい
  • 使い方を調べたら開発の話ばかりで辟易している
  • 上記に当てはまる導入前の人
  • 既に導入しているが他の人の使い方を知りたい

 

個人用設定

ラベルの設定と、各カードの内容以外、現在の筆者のボードと同一のセットアップです。個人用ボードには、仕事もプライベートも全て一緒くたにしてしまっています。これは賛否両論、人や環境によるとは思いますが、スマートフォンからアクセスするのが少し手間なので出先でわざわざプライベートの内容を確認するまでもなく、頭の中に記憶出来るように同じ場所に入れています。

 

それぞれのリスト(列)

  1. バックログ……とりあえず仕事が発生したらここに入れておく場所。Todoistで言うInbox
  2. 作業中……その日取りかかる仕事をこのリストに移す
  3. 持ち越し……1日で作業が完了しなかった場合、一度持ち越しリストに移す(保留とは別)
  4. 保留……時間以外の外敵要因で作業が中断したものを移す
  5. 完了……終わったタスク。週の終わりなど、適宜アーカイブ化する

 

持ち越しリストと保留リスト

一見、似たようなリストですが必要だと感じて分けました。

持ち越しリスト

仕事内容に応じて、当たり前ですが1日で終わらないものも多くあります。そういうものはタスクを分割するのがいいというのはTodoのリスト系の常識ですが、画像のECサイトの更新なんて、細かく分割していたらそれだけで1つくらいタスクが終わるなぁと思うことがママあります。

そこで、終わらなかったら持ち越しリストに一旦移し(必要に応じて、「どこまでやった」「何が残っている」などのコメントを入れます)、翌日以降は優先して「作業中」リストに移します。

これなら作業中に残せばいいようなものですが、着手したのはいいものの、どんどんタスクに割り込まれる……というのも日常茶飯事なので、こうして別リストになっています。

 

保留リスト

持ち越しリストが「時間リソースの不足」が原因での中断なら、こちらはそれ以外の中断を全て保存しておきます。

さらに、持ち越しリストと違い、必ず中断の理由をコメントに残します。こうすることで中断されている理由を忘れても大丈夫ですし、日々カードが目に入ることでわざわざ期日のリマインダーを設定しなくても(Wekanにはありませんし)、状況の確認などの行動を起こしやすくなります。

 

ラベルについて

この例では全てにラベルをつけていますが、個人用ボードではほぼラベルをつけていません。

やるとしても「持ち越し」「保留」リストの中で重要度や緊急度が高い、あるいは個人的に腰が重いものにラベルをつけるくらいです。やりたくないタスクは、一度中断されるとついつい先延ばしになるので、ラベル付けは結構重要だと思っています。

 

チーム向けタスク管理(仕事割り振り型)

こちらは一人の管理者(リーダー)と、複数の作業者のいるチームに、不特定多数の他のチームや部署から仕事を依頼するときを想定した表になります。

バックログと完了リストは個人向けのものと同様ですが、「作業中」の代わりに作業担当者ごとの列を設けています。

 

ボードのおおまかな機能とフロー

このボードのフローとしては、

  1. 依頼者がバックログにタスクを入れる(この時期日などはタイトルに入れる)
  2. リーダーが1日の始めや適当なタイミングで各メンバーの列にタスクを割り当てる
  3. 各メンバーは作業を開始したタスクには自分を担当者として設定する
  4. 完了したタスクやトラブルが発生したタスクは一旦確認待ちに入れ、依頼者の確認を待つ
  5. 依頼者はタスクを確認して問題なければ完了の列へ、そうでなければ担当者の列に戻す
  6. 適宜、コメントや添付ファイルをつける

カンバン方式では「プル型」などといって、バックログや作業候補(Todo)列からメンバーがそれぞれ担当するカードを作業中などのステータス列に移動させる方式がよく言われています(この時担当者の設定もする)。

ただ、開発などの全体の一部の場合(全体の納期が決まっている)だったり、メンバーそれぞれのモチベーションが高いときには機能しますが、そうでない場合はタスク量の不均衡がおきたり、メンバー間のトラブルが起きたりします。その対応として、管理者による割り振りを行おうとした際に採用した方式です。

列の節約のため(また、複数の列を監視したくないという意見が多かったため)、前述の個人用リストでの「保留」に当たる列は設けていません。ただしメンバーがトラブルや情報不足などをコメントに記して、「確認待ち」列に移動させることで依頼者がそれを確認、対応するというフローにしました。

青が依頼者、赤が管理者(リーダー)、緑がメンバーとなっていて、自分が見る列と、移動させる列が明確になっている。

 

この形式の利点

もちろん、個人向けリストとほぼ同じ列の構成で「確認待ち」列を追加するだけでも担当者機能とフィルター機能によってこのボードと同じ機能は実現できます。ただ、この方法にすることで、

  • 管理者は複数選択モードからカードをまとめて選択、移動するだけで済む
  • 緊急のタスクが発生した際に、一覧でメンバーのタスク量が把握しやすい
  • メンバー同士で互いの仕事量を把握し、モチベーションを保てる

といった利点が得られます。

また、アクティビティにより誰が「確認待ち」列にカードを移したのかは参照することができますが、操作ミスなどの対応のため、担当者を設定しています。

完了リストについても、週の最後にまとめてアーカイブするなどとルールを決め、その際にフィルター機能で担当者単位でアーカイブすることで簡単に週報用のデータを作成することができます。

とはいえ、一応利点として挙げたメンバー同士の仕事量の把握のしやすさ、ひいては相互監視ですが、これについて筆者は余り賛成できません。上手く機能すればいいですが、やはり新たな不満の種などになりかねないからです。それ以外もどうしても支配的・管理的な発想になっています。

上手く機能するのであれば、「その日のTODO」列を作成し、管理者はTODO列へのみ移動、メンバーが各自自分の列に移動させる「プル方式」の方が理想には近いと思います。

 

ラベルについて

このボードでは、依頼者、リーダー、メンバーの3つのロールが想定されています。もちろん、それぞれでタスクに対する考え方や切迫感は異なります。

そのため、「黄、橙、赤」などのラベルの色でタスクの優先順位を付けた方がいいでしょう。

ただ、安易に最重要のラベルを設定するとどれもこれも「最重要」ということになってしまうので、ラベル付けについてはボードに関わる全員で意志の統一を図った方がいいでしょう。

 

最後に

いかがだったでしょうか? 今回ご紹介した使い方はGTD向けのシンプルなタスク管理ツールでも管理できるけれど、少しだけ物足りない、といった場合に列を少し足すことで対応した使い方になっています。

また、Wekanではボード自体をアーカイブ化することもできます。これがどういうことかというと、今回ご紹介したパターンはどちらも、同じボードをずっと使うことが前提になっていました。

しかし、無数のタスクと多人数で構成されたプロジェクトの場合、常に同じメンバーが関わるとも限りませんし、そもそもプロジェクトごとに列の構成を変えることも考えられます。

そういった場合に、ボード自体をアーカイブしてしまい、次のプロジェクトを始めるときにまたまっさらな状態からスタートできるということでもあり、また何らかのトラブルなどでプロジェクトを再招集する場合には、単にボードをアーカイブから元に戻すだけで対応できます。

こういったプロジェクト的な使い方や、またもっと多くの人間がタスクの実行に関わるようなボードの例もいずれ紹介したいと思います。

視覚的に分かりやすく、また使い方も自由なWekan, カンバン方式ですので上手く活用して仕事を効率よくこなしていきたいですね。

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4 件のコメント

    • omarukoさんいらっしゃいませ。わたしで答えられるものであればどうぞコメントにてご質問ください。

  • 管理人さんどうもありがとうございます。

    カンバン方式のTo Do管理アプリに関しては、Trelloをはじめとして模索中です。使い方はなんとか使えそうです。

    ただ、これは最初の段階で、多くの方がお悩みになったと思います。
    今はプロジェクトごとのように細かい設定はできません。To-do Doing Doneの兼ね合いがちゃんとできるようになれば枠を広げてプロジェクトごとにTo-do管理をしていくつもりです。

    つまり、To-doですが、漠然としていて、作業が進むにつれ、To-doの内訳が明瞭化になり、Doingに進み、1つのTo-doからいくつものDoingができます。DoneはDoingの結果であるから別に問題ありません。To-doの段階では細かいスケジュールはたてられないでしょうね。
    下記は現在の私個人のtodo管理の例です。

    https://gyazo.com/4121e3f8fc5703f59edb2815408fb91c

    To-doとDoingの兼ね合いをどう対処したらいいでしょうか。これはTrelloばかりでなく、他のTo Do管理ツールにもあてはまるのでしょうか。
    管理人さんからのコメントをお待ちしています。

    • omarukoさんコメントありがとうございます。まず2年越しのご連絡となった件、お詫び致します。
      恐らく既に解決されておられるかと思いますが、他にもお困りの方もおられるかもしれないのでお返事いたします。

      さて、お尋ねの件ですが、実際にわたしがカンバン式で運用した場合と比較して、Doingの列にカンバンの数が多くなっています。
      こちらは着手中の内容となりますので、実際に作業をしていないカンバンについてはTo Doに差し戻す、あるいは「停滞(Stagnation)」などの列を作ってそちらに格納するというのがまず一つの対処となります。
      また、To-Doについてもオープンリスト、クローズリストという考えで分担するというのもあわせて行うとよいかと思われます(出典:マニャーナの法則 https://www.amazon.co.jp/exec/obidos/asin/4887595425/)。
      この考え方はざっくりと概要だけ述べてしまうと、オープンリストには新しくToDoを追加し、クローズリストには新しくToDoを追加してはいけないという考え方となります。

      このふたつを使ってお悩みの件をどう解消するか、と考えると、
      まず、実際に単位時間(通常1日でしょうか? 考え方によっては2時間程度に分割するというものもあるようです)で行いたいタスクのみをDoingに振り分け、それ以外はStagnationなどの列に分割します。
      また、優先度の高いタスクをオープンリストからクローズリストに移動し、新規に追加されたタスクについては、必ずオープンリストに追加し、クローズリストには直接追加しないようにします。
      もちろん、お悩みの件のDoingから派生するタスクについても、オープンリストに追加し、クローズリストには追加せず、タスクをレビューする際に整理します。その際、親となるタスクについては充分な細分化が出来ていればDoneで構わないと思われますし、そうでなければStagnation, To-Doなどに仕分けられると考えます。
      こうすることで、ある程度無制限に湧いて出てくるタスクに対して理性的な対応を行うことができます。

      さて、これでお悩みが解消するかというと、残念ながら「細かいスケジュール」を立てることは不可能です。というのも、タスクの管理からスケジュールを立てるというのはボトムアップ指向となりそもそも「各タスクの予定時間が明確である」場合のみ可能となると考えます。
      お悩みの状況である「次々にTo-Doが派生してしまう」というのは、各タスクについての深さ、予定時間・工数が読めない状態であると考えられますので、ここからボトムアップ的手法で総時間を求めるのはできないという結論になってしまいます。

      ではどうするか? ですが、「タスクシュート」というツールがあります。こちらはまたblogを書く気になってきたので後日アップしようと思いますが、「先に実績時間を記録する」ということが重要なタスク管理方法となりますので、お悩みの状況に最も適した方法ではないかと考えます。

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