Todoistで仕事もプライベートもシンプルに管理

こんにちは。楽に働きたい人です。

みなさんは仕事や予定、タスクの管理はどうしていますか? あるいは、ついつい忘れがちな必需品の買い物など……。

GTDを実現するサービスは色々出ていますが、筆者はここのところもっぱら「TODOist」を使っています。

GTD(Getting Things Done)とは?

ライフハックという単語が流行った頃に流行ったタスク管理術。

仕事(タスク)を集め、すぐ出来るものはすぐに処理し、そうでないものは整理・リストに入れる。

そしてそうやって整理された内容を繰り返し見直すことで、タスクを処理する心理的負担を減らそうという手法。

GTD自体はデスクワーカーにとってとっても便利な手法なのですが、いかんせん、「さっさと出来るものから終わらせちゃおうー」というのが実際の運用にそぐわないことがあります。

なので、筆者はGTDの手法はなんとなく頭に入れておいて、TODOistをわりとてきとーに使っています(もちろん、GTDのプロセスにあわせてTODOistを利用することもできます)。

 

Todoistの素晴らしいところ:シンプル

仕事や家事、「やらないと行けないこと」があってもついつい、視界に入って来たものが気になってしまって手を出してしまう、ということは誰にでも一度や二度ならず経験があると思います。

それが意志薄弱な我々が悪い……というのは簡単ですが、余計なものが目に入るのが悪い、ということも言えます。

最近では集中するためにフルスクリーンエディタ(メニューなども極力廃して執筆に専念できるようにしたエディタ)なんていうものも地味に流行っています。恐らく最も普及しているだろうblog engineのWordpressにも「集中執筆モード」なんていうフルスクリーンエディタのような機能がありますね。

少し話がそれましたが、Todoistはとにかく見た目がシンプルです。

ご多分に漏れず「無料版」もあるのですが、うるさく有料版へのアップグレード広告が表示されたり、あるいは提携サービスの広告が表示されたりということがありません(有料版の機能にアクセスしようとした場合はさすがに表示されますが)。

機能自体も、メインカラムには「タスク」と「タスクの追加」、サブカラムには「タスクの絞り込み・整理系のメニュー」が表示されているのみなので、一目で機能が把握出来て、必要な機能を探してイライラするということもありません。

地味なようですが、タスク管理ソフトを導入した際に一番失敗しやすいのは「面倒臭い」ということなので、このシンプルの極みというのは機能の上でも素晴らしいことです。

 

Todoistの素晴らしいところ:スマート

シンプルということは、多機能ではないということでしょうか?

確かに、Todoistの機能は「タスクを管理すること」のみに向けられていて、有料プランへアップグレードしてもその本質は変わりません。

ただし、タスクを管理するという本質に関して言えば、逆説的になってしまいますがとても多機能で「スマート」です。

  • タスクをまとめるプロジェクト
  • プロジェクトやタスクを複数人で共有
  • タスクの優先度の設定
  • タスクの階層化(サブタスク)
  • タスクにメモ(写真やPDFも可)※
  • メールでのタスクの追加※
  • タスクへのラベルの設定※
  • などなど……。

(※は有料プランのみ)

このように多数の機能が含まれています。ただ、何より便利だと思うのが「賢い」ということです。

これまでの大体のタスク管理ツールだと、タスクの名前を入力して、期日や期間、繰り返しを設定する……という作業をしていたかと思います。

Todoistの場合でもこれは一緒なのですが、自然言語解析(日本語も含む!)が賢く、日付の部分に「毎週」と入力すると、毎週の予定として登録してくれます(毎週 金曜日 ならその日が金曜でなくても金曜日の繰り返しの予定となる)。

更に、現時点ではiOS版のみのようですが、タスクの名前に日付や、繰り返しの予定となる言葉が入っていると、自動的に日付や曜日などに変換して登録してくれるようになっています。

特に携帯電話の端末からだと複数のフィールドに入力するのが億劫だったりするので、是非その他のプラットフォームにも適用して欲しい機能です。

 

Todoistの素晴らしいところ:マルチデバイス

デスク11

最早当たり前……のような面もありますが、Todoistもマルチデバイス対応です。

ただタスク管理ツールでのマルチデバイスというのは他のツールとは趣が少し異なっていて、全ての予定、タスクをこれに入れてしまえるということです。

人にもよりますが仕事のファイルやメールは、職場でだけ見られた方がいいという場合ももちろんあります(セキュリティや個人情報保護の観点もあります)。

しかし、タスク管理となると、職場で「帰りに目薬を買って帰ろう」と思ったとしてわざわざ携帯端末を取り出すのも億劫です。

それなら、会社のPCからWebクライアントなりメールなりでTodoistにタスクを追加してしまった方がよりスマートですよね。

また、マルチ「デバイス」だけではなくブラウザの「拡張」としても実装されています。

筆者はChrome Extension版を愛用しているのですが、このバージョンだと「タスクの追加」の他に「ウェブサイトをタスクとして追加する」という機能があり、後で読むリストやプロジェクトの参考資料、あるいはテストサーバーで不具合が出ているところを共有……と言った使い方が出来、とても便利です。

もちろん、ブラウザのアドレスバーからアドレスをコピー&ペーストしてもいいのですが、一手間省けるというのはそれだけでとても負担が軽くなりますからね。

 

いかがだったでしょうか? 細かい使い方などは記載できませんでしたが、そちらも後日、追加していきたいと思っています。

筆者は仕事や忘れがちな買い物、家事だけではなくこのICT Workerの記事の更新なんかもタスクとして追加しています。

詳しい意味はよく分かっていないのですが、このTodoistには生産性を示す数値が表示されるのでそれが上がっていくのもモチベーションアップとして利用できるので、「楽してタスク管理」しつつ「楽しくタスクを登録、管理」が出来るのが魅力ですね。

それでは。

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

One thought on “Todoistで仕事もプライベートもシンプルに管理

  1. Pingback: Todoist Businessを導入してみた話 | ICTワーカーの仕事術

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です