Todoist Businessを導入してみた話

皆さんこんにちは。楽して働きたい人です。こんなblogをやっていることがばれた……という訳ではないでしょうが、仕事の効率化、IT化推進の話をいただくことが多くなりました。

タイトルの通り、Todoist Businessを導入した実例をご紹介します。

Todoist Businessの個人版との違い

Todoistについては以前ご紹介したので、そちらをご覧いただくとして、違いについてざっくりご説明しますと、

基本機能も値段も個人のプレミアム版と差がないです。

ただし、Businessエディションにはユーザーを管理する機能があるので、

  • ユーザーの追加(招待)、削除
  • 一括での支払い
  • メンバーの外部プロジェクトへの参加の可否
  • メンバー以外のプロジェクトへの追加の可否

が管理用画面で行えるので、管理者としては個々人がプレミアムアカウントを取得するよりもぐっと管理しやすく、また、プロジェクトへの参加の可否が可能なのでセキュリティ的な意味でも安心です。

余談ですが、最後に使用された時間も分かるので、メンバーの状態もなんとなく分かるのでそれはそれで安心です。

 

実際に導入した話

現場の欲求、要望

まず導入前は10名ほどの営業・管理チームから、5, 6名の非正規雇用者を含む作業チームへの仕事が、個人に対してメールまたは電話など口頭で割り振られるという状況でした。

実作業を担当するチームの作業は、1つ当たり30分程度~数時間と時間的に幅があり、なおかつ、実作業を担当するチームには仕事量をマネジメントする人間がおらず、また専門の人間を設けるほどではありませんでした。

ただ、問題として仕事を受ける「受け皿」が作業チームの各個人だったため、状況によっては作業者の一人に仕事が偏ったり、量的には均質でも、納期が近い物が集中したり、また逆に納期に余裕があるものばかりが集中する、という事態が発生していました。

もちろん、可能な限り低コストで行いたいので、人を追加で雇うといったことは不可能。かつ、繁忙期に突入する直前だったため、教育コストは可能なかぎりゼロに近づけたいというのもありました。

ヒアリングの結果、作業チーム内で仕事を分配することは「全体、かつ個人の作業量が可視化できれば可能」とのことでした。

 

必要な機能

ヒアリングの結果、

  • 仕事を振る側から見た一つの窓口
  • 作業者から見た全体の仕事量と、担当者がすぐ分かる閲覧画面

この2点があれば管理は可能だとすぐに分かります。加えて、

  • 作業ログ
  • 作業指示の詳細
  • 参考資料などのpdfや画像ファイル

なども管理する必要があります。

 

提案したワークフロー

そんなに大したものではないですが、Todoistのプレミアム以上で使用できる、メールでのタスク追加を軸に下図のようなワークフローを作成、これを軸に作業してもらうことにしました。

肝というか、徹底したのは依頼側が作業者の選択を行わないように、メールでチームのインボックスにタスクを追加するようにしました。

 

実際の導入

作成したユーザー

  • 管理用アカウント
  • 作業チームの各個人のアカウント(Businessに組み込み)

のみに限定しました。営業などの仕事を依頼する側のアカウントは作成しませんでした。

ユーザー数を抑えてコストを削減するというのももちろんですが、業務上の問題として、仕事の管理をしているわけではないのに、必要以上に作業チームに干渉しているということがありました。

結果として、双方の作業に遅延が生じるなどの問題があったので、部門が異なるということを強調する意味でチーム/プロジェクトは厳密に分けています。

 

運用方法

先に示した図、ほぼそのままですが、メーラーのテンプレートにTodoistのメールでの追加機能の「日付、ラベル、優先度」などを記したものを作成し、メール送信側が容易にタスクを追加できるようにしました。

また、完了したタスクは通常、メールで連絡が入りますが、作業者が行うタスクは成果物があるので、成果物とともに、改めて依頼者へ連絡するようにしています。

依頼者の特定は、「メールの本文がタスクのコメントとして追加される」機能を利用して、メールの署名から判断してもらっています。

 

導入直後の問題

タスクが完了されずに延々と残る状態が恐ろしいことに、数日にわたって起きました。

これは、作業が一度完了しても、「やり直し、修正」が発生することがあるため、残している……という話でした。そこで、改めてやり直しの際は新たにタスクを追加することを依頼側に言い含め、また、初期のヒアリングでは話に上がらなかった、「やり直しはやはり同じ作業者がいい」という点を鑑み、ラベル機能を使って、修正分だけ作業者を選択できるようにルールを引き直しました。

 

現在の課題

作業完了後、作業依頼者へのフィードバックが必要、というのが一番のネックとなっています。

Todoistでは、タスク完了時に通知のメールが送信されるため、これに成果物の場所を添付するなどの工夫が必要になってきそうです。

ただ、そういった部分はタスク管理ツールの範疇を超えているので、他ツールとの併用などを検討しています。

 

最後に

いかがだったでしょうか。正直、かなり特殊な状況ではありますが、小規模な企業や、あるいは大きい会社でも特定の部署に依頼を行う際、窓口をどうするかというのは結構問題になることがあると思います。

もちろん、管理者が適切に管理出来るのが一番ですが、Todoistでチーム、プロジェクトを利用すると小規模なら相互での仕事の割り振り、融通、管理者を置いても一覧できるという利点が生まれますので、人的リソースをより効率的に生かせるようになると思います。

また、現在の課題についても現在、他ツールとの組み合わせで検討中なので、うまく機能したら例としてご紹介できればと思います。

 

それではまた。

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