Evernoteでメモをとる6つの理由

こんにちは。楽して仕事がしたい人です。

さて、皆さんは仕事や、仕事じゃなくても家事やらなんやらのメモを何にとっていますか?

筆者はというと、もっぱらEvernoteに取っています。

Webアプリケーション、クラウドサービスが流行って大分経ちますが、クラウドストレージやオフィスアプリは使うけれど、何故わざわざノートを? という方も結構いらっしゃるようです。

そこで、Evernoteを使っていて筆者が便利だと感じた機能をご紹介しつつ「使った方がいい!」という理由をご紹介します。

Evernote とは?

考える男性

まずEvernoteの特徴ですが、基本的な機能なら無料で使い続けられるオンラインサービスです。

「メモ」「ノート」を作成することに特化したサービスですが、文章(テキスト)だけではなく「画像」や「音声」などでもメモをとることができます。

しかも、オンラインサービスで「PC」や「Mac」だけではなく「iOS」や「Android」といった携帯端末向けのアプリもリリースされていてどのデバイスからも自分の情報に素早くアクセスできるので、行き帰りの電車の中で思いついたり調べた内容をEvernoteに入れておき、会社や家でそれを見る、といった使い方が出来ます。

1. ドキュメントのTask管理ができる

デスク17

GTD(Getting To Do)という言葉が一時流行りましたが、EvernoteにはToDoを入力する機能があります。

しかし、普通のToDoであればタスク管理専用のアプリを使った方が便利そうですし、実際便利だと思います。

しかし、EvernoteのToDoの場合、テキストドキュメント内にチェックリストを挿入することができるので、文章のドラフト(原稿)なんかをEvernoteで書きながら、そのドキュメント用のToDoが記述できます。

例えば、「担当部署から、案件Aについての詳細をヒアリングする」、「参考資料の引用を追加する」……といった、より細かなToDoをEvernote内に記述し、タスク管理ソフトでは「Evernoteのドラフトを清書」としておくだけだと、より見通しがよくなります。

2. ノートを共有しコラボレーション(チャット)ができる

外人会議

Evernoteのノート類は、全て共有が可能です。

また、共有したノートを見ながら、あるいはお互いに編集しながらチャットを行うことができるので、会議室に移動しないのはもちろん、いちいち別のアプリケーションを起動する必要がありません。

結構よくあるのがチャット専用のアプリケーションでファイルを送受信してそれを開いて、またチャットのためにウィンドウを切り替える……というのは、いくらショートカットキーで手早く切り替えられるとはいえ、効率がよくありません。

そこで、コミュニケーションと編集をEvernoteで行えば(そして必要な情報をEvernoteに入れておけば)素早く情報の共有が行え、編集作業とシームレスに接続することができます。

3. デバイスやシーンにあったノートが作成できる

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色々な種類のノートを作成できることは最初に紹介した通りですが、この強みはデバイスが変わった時になにより強く発揮されます。

PCを使っている場合だとキーボードを叩いてメモを取ったり、あるいはスクリーンショットを取ったりするのはそれほど苦ではないでしょう。

一方で、出先でちょっと気になる広告を見つけた、気になる商品を見かけたというときは携帯のカメラで撮影してしまうのが手っ取り早いです。Evernoteのスマートフォンアプリにはカメラで撮影してメモを取る機能がありますし、PC版アプリにもWebカメラで撮影する機能があるので手持ちのデバイスで撮影してそのままメモにできます。

また、ちょっと場所は選んでしまいますが移動中などに閃いたアイディアを素早く保存したい場合は、音声メモが便利です。

煩い場所や公共の場では若干使いづらいですが、よほどフリック入力に自信がある場合を除いて、手早く簡単にメモを残せます。

4. ノートブックとタグ、ショートカットでノートを整理できる

本棚

Evernoteは3種類の方法を併用してノートを整理することができます。

ノートブック

一番基本的なのは「ノートブック」でこれはPCでいえば「フォルダー」みたいな機能です。名前の感じだと、ノートが1ページでノートブックがそれをまとめた本のようなイメージでしょうか。

一つのノートは一つのノートブックにしか入れられないのでプロジェクト単位などでまとめるのが一番しっくり来るかと思います。そうでない場合でも「レシピ」や「欲しいもの」「調べる物」「ブログのネタ」なんていうのがいいですね。

また、ノートブック単位での共有が可能なので、色々な情報をみんなで共有したいプロジェクトなどは共有したノートブックに情報を集めるとスムーズです。

タグ

ノートブックと違い、こちらはノートにいくつも設定することができる、ノートの「追加情報」のようなものです。

タグを設定しておくことでそのノートにどんなことが書かれているかが分かります。特に、検索できないような画像や音声につけておくと便利です。

もちろん「重要」や「至急」といったタグをくっつけておくことも出来ます。

ショートカット

これはブラウザ(Internet ExplorerやFirefox, Chrome)のお気に入り、ブックマーク機能に近いです。

よく使うノート、ノートブック、タグや後述する「保存された検索」などを登録してすぐに呼び出せるようにします。

登録方法はショートカットに登録したい各項目をドラッグ、登録解除する場合は右クリックして「コンテキストメニュー」から登録解除するのが早いでしょう(PCの場合、スマホの場合は長押し)。

Evernoteはタグと検索機能が優秀なので、個人的な使い方としては毎日アクセスするような「今動いている」ノートやノートブック(プロジェクト)なんかを入れておいて、使わなくなったらするにショートカットから削除するようにしています。

そうしないと、ショートカットの中身がどんどん増えて使いづらくなりますからね。

5. 検索が保存できる

ルーペで覗く女性

作成した日付や全文検索(なんと手書き文字すら100%の精度ではないものの検索可能です)した結果を保存しておくことが出来ます。

メーラーなんかにある「検索フォルダー」のような機能ですね。

タグやノートブックが記事作成時に行える情報整理の方法なら、こちらは事後整理の方法です。

必要な情報……例えば「Evernote」という単語で検索してもいいですが、単純な検索だけではなく様々な検索クエリーを使えるので、それも駆使するととても便利に使用出来ます(正直、タグとか要らないんじゃないか……とものぐさな筆者は考えてしまうくらい便利です)。

この検索クエリーの使い方は、後日記事にしますのでお楽しみに。

6. 関連アプリが沢山ある

関連

公式だけでも、各デバイス向けの統合(メイン)アプリの他に、スクリーンショット用や手書き入力用といったより特化されたアプリがいくつもリリースされています。

それだけでなく、EvernoteはAPI(この場合は外部ツールからEvernoteを操作する仕組み)が公開されているのでサードパーティー製のツールも多く存在しています。

例えば、筆者は日本語入力ソフトにATOKを利用しているのですが、このATOKの付属ツールの「ATOK Pad」は単体でも動作しますが、Evernoteと連携することも出来ます。

電話が来た時に「ささっと起動してメモ」なんていう用途に最適なので重宝しています。

なお、通常この関連アプリで作成されたメモはアプリ名のノートブックに保存されるので他と混ざる心配はありません。後で整理したい、というときは高度な検索機能を使ってみましょう。

その他の関連アプリも、後日紹介する予定です。

 

いかがだったでしょうか? 有名なサービス(アプリ)なのでご存じの方も多いかと思いますが、意外と「ああ、なんかメモとるやつね、別にいいかなー」という反応ももらうので書いてみました。

PCを使って働くICTワーカーたるもの、PCに物理的な付箋が一杯とか、デスクトップにバーチャルな付箋が一杯とかいうださい状態は避けたいもの。

是非是非、情報整理に活用してみてくださいね。

Evernote 公式

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